Optimisez votre archivage numérique avec un logiciel de gestion électronique des documents

Pourquoi choisir la GED pour votre entreprise ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) révolutionne votre manière de gérer, de stocker et de retrouver les informations. Ce système centralise l’ensemble de vos documents numériques, simplifie leur gestion quotidienne, et optimise la collaboration entre vos équipes, vos clients et prestataires. Avec une solution GED, votre entreprise gagne en efficacité et en sécurité

Ce système de gestion documentaire vous permet notamment de bénéficier :

– d’un accès rapide et simplifié à vos données, où que vous soyez, en toute sécurité. Imaginez un dossier important accessible depuis votre smartphone pendant une réunion, en déplacement ou en télétravail.

– d’une organisation optimisée avec un classement de vos documents par dossiers, catégories ou projets pour les retrouver en quelques secondes. Fini les heures perdues à chercher un document papier mal rangé !

– d’une réduction des coûts en limitant l’impression et le stockage physique, vous faites des économies tout en réduisant votre empreinte écologique.

Forte de plusieurs années d’expertise chez B&B SOLUTIONS_® nous vous guidons pas à pas pour choisir et intégrer la GED parfaitement adaptée à vos besoins.

Les fonctionnalités clés du logiciel de gestion de documents Zeendoc GED.

Nous vous proposons un logiciel performant conçu pour simplifier votre quotidien :

– Auto-indexation intelligente : interprétation automatique des informations contenues sur le document – Zeendoc près-rempli les indexes de classement pour vous (type de document, date du document, montants HT, TTC etc.), grâce à un OCR très puissant et un système de LAD et RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique du Document). Il ne vous reste plus qu’à contrôler et enregistrer, vos documents sont archivés !

– Archivage numérique en SaaS à valeur probante : vos documents sont stockés et bénéficient d’une triple sauvegarde dans 3 datacenters, situés en France. Zeendoc vous assure un archivage à valeur probante (CDC Arkhinéo – norme ISO 14641-1 norme NF Z42-013). Ils bénéficient d’un cryptage AES (Advanced Encryption Standard), conforme aux normes R.G.P.D.​

L’ensemble de vos fichiers sont toujours à portée de main, protégés contre les risques extérieurs (inondation, vol, incendie, perte etc.) ainsi que des actes de malveillance (malware, cyber attaque etc.).

Avec Zeendoc bénéficiez d’une ultra sécurisation et protection de vos données.

– Recherches intuitives : grâce à des moteurs de recherche puissants, vous accédez à vos fichiers par mots-clés, dates, montants, références ou autres critères avancés. Par exemple, retrouvez en quelques clics seulement une facture ou un contrat datant de plusieurs années.

– Collaboration fluide et optimisation du partage : faites valider vos devis, factures ou vos demandes de congés via des circuits de validation construits selon vos schémas d’exécution. Posez des questions ou laisser un commentaire à vos collaborateurs directement depuis le document en lui apposant un post-it ou bien depuis le Chat.

Partagez et envoyez vos documents en toute simplicité et sécurité avec des utilisateurs internes et/ou vos interlocuteurs externes (partenaires, clients, fournisseurs), individuellement ou par lot, par mail, lien sécurisé ou publipostage.

– Automatisation des tâches de saisie non productives et chronophages : optimisez vos processus métiers en automatisant le traitement de vos documents. Pour vos factures par exemple, Zeendoc supprime la saisie manuelle des écritures comptables, il récupère et transmet ses données via une passerelle, compatible avec la plupart des logiciels comptables, comme Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel, Compta etc.
Vous vous libérez ainsi du temps, à consacrer à des tâches plus productives et vous minimisez les risques d’erreurs humaines.

– Accessibilité immédiate à vos documents : vous avez accès à l’ensemble de vos documents avec une simple connexion internet (depuis un ordinateur, un PC, une tablette ou encore avec votre smartphone).

– Traçabilité et Sécurité : grâce à l’horodatage précis et un accès complet à l’historique des documents, Zeendoc vous permet un suivi rigoureux de chaque action effectuée (consultation, partage, etc.). Avec des droits d’accès configurables, chaque utilisateur peut consulter uniquement les informations pertinentes pour lui. Grâce à ces fonctionnalités, Zeendoc renforce la sécurité des informations, et améliore la transparence dans la gestion documentaire.

Anticipez sereinement la nouvelle législation sur la dématérialisation des factures.

Pour vous préparer à l’arrivée de la facturation électronique qui va devenir obligatoire pour tous (format factur-X), Zeendoc GED propose une solution clé en main adaptée aux besoins chaque entreprises. En tant qu’opérateur de dématérialisation (OD), Zeendoc centralise et optimise la gestion de vos factures électroniques.

Les atouts majeurs de la solution Zeendoc GED :

– Un convertisseur vers le format Factur-X intégré
Zeendoc intègre un outil pratique pour convertir vos factures PDF au format Factur-X, conforme aux normes françaises. Ce format hybride allie l’affichage PDF/A (PDF « archivable ») et les données structurées XML, exploitables par les systèmes informatiques. Ainsi, votre transition vers la facturation électronique est facilité, sans avoir à modifier vos logiciels actuels.

– Une alliance stratégique pour une conformité totale

Pour garantir une compatibilité et une sécurité optimales, Zeendoc collabore avec Doxallia, reconnu comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (P.D.P). Ce partenariat assure une transmission de factures conforme aux exigences légales et aux standards de la D.G.F.I.P.

La facturation électronique sera bientôt obligatoire pour l’émission, la réception et le partage des données fiscales. Adoptez dès maintenant la solution Zeendoc pour respecter les normes en vigueur, sécuriser vos transactions et simplifier vos processus documentaires.
Pour un complément d’information sur la législation des factures électroniques, consultez le site officiel Zeendoc ou notre FAQ.

Scénarios pratiques : comment le logiciel de GED Zeendoc perfectionne votre gestion

Pour une P.M.E : simplifiez la gestion des factures, avoirs, bons de commande, devis, bons de livraison et contrats via un système unique pour un suivi performant.

Dans un service R.H : stockez et sécurisez les dossiers des employés tout en automatisant les rappels pour les échéances administratives. Passez au bulletin de paie dématérialisé, stockez-les dans un coffre-fort numérique. Gérez les demandes de congés en toute fluidité !

Avec une GED, chaque tâche administrative devient plus rapide et moins contraignante.

Faites confiance à B&B SOLUTIONS_® pour votre passage à la dématérialisation des documents.

Fort de notre expertise nous vous accompagnons avec :

– Une équipe dédiée, qui vous guide de l’installation à l’utilisation quotidienne.

– Un support technique réactif et disponible, qui répond à vos besoins.

– Une solution évolutive, qui s’adapte en fonction de votre croissance.

De la paperasse au numérique :
Azur Domotic raconte son expérience avec Zeendoc et B&B SOLUTIONS.

En 2021, Olivier Rudler, dirigeant d’Azur Domotic, une PME située à Grasse, spécialisée dans l’installation et le dépannage de motorisations et d’automatismes pour portails, portes de garage, volets et stores, découvre Zeendoc et la gestion électronique des documents (GED). Convaincu par les bénéfices de la solution, il fait appel à B&B SOLUTIONS pour l’intégration. Trois ans plus tard, il témoigne :

Découvrez son retour d’expérience complet, où il partage de manière détaillée toutes les étapes du déploiement de Zeendoc au sein d’Azur Domotic. De l’intégration du logiciel aux défis rencontrés lors de la mise en place, Olivier Rudler nous dévoile les ajustements nécessaires, les points d’amélioration et les solutions apportées par B&B SOLUTIONS pour rendre le processus fluide et efficace. Un témoignage qui illustre parfaitement comment Zeendoc a transformé la gestion documentaire de son entreprise, avec des résultats concrets et un gain de productivité indéniable.

Lire le témoignage complet d’Olivier Rudler

4 bénéfices d’une gestion électronique de documents pour votre entreprise.

Quelle que soit la taille de votre structure et votre secteur d’activité, la GED apporte des avantages concrets. Pour une PME, cela peut signifier des coûts réduits. Pour une grande organisation, c’est une meilleure gestion de milliers de fichiers.

Adopter une GED, c’est investir dans une solution qui :

Augmente votre productivité

Renforce la sécurité

Facilite la conformité réglementaire

Réduit votre impact environnemental