Dématérialisation RH : simplifiez la gestion de vos ressources humaines avec Zeendoc

Pourquoi dématérialiser la gestion RH avec Zeendoc ?
La gestion RH implique de nombreuses tâches du quotidien : dossiers salariés, contrats de travail, bulletins de paie, demandes de congés, notes de frais, formations… Ces tâches sont indispensables, mais souvent longues et répétitives.
Avec Zeendoc, nous vous aidons à regrouper tous vos documents et toutes vos actions RH dans un seul outil,
simple d’usage. Vous gagnez du temps, vous réduisez les erreurs et vous facilitez les échanges avec vos collaborateurs. La dématérialisation apporte aussi plus de sécurité et vous permet de travailler sereinement,
même à distance.

Un dossier salarié complet, clair et facile à retrouver

Zeendoc vous permet de ranger tous les documents d’un salarié au même endroit : contrat, pièces d’embauche, entretiens, attestations, fin de contrat… Le classement est automatique et la recherche est très rapide. Vous pouvez être alerté lorsqu’un document manque grâce à la mise en place de la « complétude » de dossier, ou encore recevoir un e-mail lorsqu’une date importante approche ou arrive à échéance. Votre dossier RH reste toujours complet et à jour, sans effort.

Bulletins de paie électroniques : une gestion simple, sécurisée et durable

La gestion des bulletins de paie est une tâche sensible pour le service RH. Zeendoc vous aide à sécuriser, centraliser et simplifier l’ensemble du processus, tout en respectant les obligations légales et besoins des salariés.

Stockage et archivage des bulletins de paie dans la GED (conformité RGPD)

Les bulletins de paie sont déposés et archivés directement dans Zeendoc, au sein de votre GED.
Ils sont stockés de manière sécurisée, dans le respect du RGPD et des règles de conservation des documents RH.
Chaque bulletin est automatiquement classé dans le dossier du salarié concerné.
Un historique permet de suivre les actions réalisées sur les documents, ce qui renforce la traçabilité et la sécurité.

Un accès simple et sécurisé aux bulletins pour les salariés

Zeendoc permet de donner aux salariés un accès simple et sécurisé à leurs bulletins de paie tant qu’ils sont employés par l’entreprise. Ils peuvent les consulter et les télécharger depuis un espace personnel, accessible à tout moment, sur ordinateur ou smartphone. Cette mise à disposition se fait sans envoi papier, ni manipulation complexe. Tous les mois, chaque salarié est informé via un e-mail automatique dès lors que son bulletin de salaire est mis à disposition. Les échanges sont plus fluides et les demandes répétitives disparaissent.

Envoi des bulletins de paie vers un coffre-fort numérique individuel

Depuis Zeendoc, il est également possible d’envoyer automatiquement les bulletins de paie vers un coffre-fort numérique personnel. Zeendoc est compatible avec plusieurs solutions de coffres-forts numériques.
Les salariés peuvent ainsi conserver leurs bulletins pendant une très longue durée, pouvant aller jusqu’à 50 ans, voire à vie selon le service utilisé, y compris après leur départ de l’entreprise. C’est une solution rassurante, durable et très appréciée par les collaborateurs.

Notes de frais : un traitement rapide pour tous

Les collaborateurs prennent une photo de leurs justificatifs avec leur téléphone. Les informations sont reconnues automatiquement et la note de frais est transmise dans Zeendoc. Vous contrôlez et validez facilement les dépenses. Fini les tickets perdus ou les saisies interminables : tout devient plus simple et rapide.

Congés et absences : un formulaire et un calendrier partagé

Les demandes de congés se font en ligne grâce à un formulaire clair, accessible à tout moment. Une fois la demande faite par le salarié le responsable RH ou le chef de service, peut valider en un clic. Le salarié reçoit la réponse instantanément, par e-mail. Zeendoc propose la mise en place d’un calendrier partagé, permettant d’avoir une vision globale des présences et absences de l’ensemble des équipes, ce qui facilite considérablement la planification interne.

Un accompagnement humain tout au long du projet

Chez B&B SOLUTIONS®, nous vous accompagnons du début à la fin : installation, configuration, formation des équipes, support technique et suivi continu. Nous restons proches de vous pour que le passage à la dématérialisation se fasse en douceur. Notre priorité est de vous offrir une transition simple, sereine et réussie.