Foire Aux Questions
Gestion Electronique Documentaire (GED) & éco-solutions

Adopter un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) tel que Zeendoc_® représente un véritable atout pour la gestion de vos documents professionnels. Cette solution GED en SaaS, permet de centraliser, sécuriser et automatiser vos processus administratifs, tout en améliorant la collaboration au sein de votre organisation.Voici une liste des principaux avantages que nous avons sélectionnés pour vous :

Accès centralisé et instantané à vos documents
Grâce à Zeendoc GED, vos fichiers sont accessibles en quelques clics, depuis n’importe quel appareil connecté (ordinateur, tablette ou smartphone). Fini le temps perdu à chercher des documents éparpillés entre différents services ou supports.

Sécurisation renforcée des données sensibles
Zeendoc garantit une gestion optimale de vos documents grâce à des systèmes de sécurité avancés : stockage chiffré, contrôle des accès, sauvegardes automatiques et conformité avec les normes légales en vigueur.

Réduction des coûts liés à l’impression et au papier
Dites adieu aux piles de papier et aux dépenses superflues. En numérisant vos processus, vous réduisez significativement vos impressions, tout en adoptant une démarche écoresponsable.

Automatisation des tâches administratives
Zeendoc simplifie et accélère vos processus métier : gestion des factures, des congés, ou encore des contrats. Cela permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Amélioration de la collaboration interne
Grâce à un espace de travail partagé, vos collaborateurs peuvent consulter, modifier ou valider des documents en temps réel, peu importe leur localisation. La communication entre les équipes devient plus fluide et efficace.

Pourquoi choisir Zeendoc_® ?
Zeendoc_® est une solution complète et intuitive, conçue pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles et tout domaine d’activité. Avec Zeendoc_® nous vous accompagnons dans votre transition numérique avec des fonctionnalités innovantes et faciles à utiliser.
Vous souhaitez découvrir Zeendoc_® et savoir plus sur ses fonctionnalités ?Contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier une démonstration personnalisée et laissez-nous vous guider !

La gestion des factures peut être complexe et chronophage, surtout avec l’évolution des obligations légales liées à la facturation électronique. Avec Zeendoc_®, vous simplifiez vos processus administratifs internes tout en garantissant conformité et efficacité.Zeendoc_® améliore la gestion de vos factures et vous aide à anticiper les prochaines obligations légales grâce à :

La conversion au format Factur-X
Zeendoc® permet de convertir vos factures au format Factur-X (le futur format standard de facturation électronique obligatoire pour les entreprises françaises). Ce format hybride, combinant PDF lisible et données XML structurées, garantit une conformité totale avec la future réglementation en vigueur.

Une intégration fluide avec vos logiciels comptables
s’intègre facilement avec les principaux outils comptables tels que Sage, EBP ou d’autres logiciels que vous utilisez. Cela permet un transfert automatisé des données, réduisant les erreurs humaines et accélérant le traitement des factures.

La traçabilité complète pour chaque transaction
Zeendoc_® enregistre chaque étape de vos processus de facturation, offrant une traçabilité totale et transparente. Vous pouvez ainsi suivre vos transactions, depuis l’émission de la facture jusqu’à son règlement, et retrouver rapidement toutes les informations nécessaires.

La simplification des échanges avec vos partenaires commerciaux/clients
Grâce à Zeendoc_®, vous échangez facilement vos factures électroniques avec vos clients et fournisseurs, quel que soit leur niveau d’équipement ou leur système comptable.

Notre conseil : Anticiper les prochaines obligations légales avec une solution comme Zeendoc® vous permet de rester serein et d’éviter la pression des dernières minutes, tout en profitant d’une gestion documentaire fluide, rapide et sécurisée.

Zeendoc_® répond parfaitement aux normes et exigences en matière de protection des données, depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).Critères de conformité RGPD :

Hébergement sécurisé en France
Vos données gérées par Zeendoc_® sont stockées exclusivement dans trois datacenters situés en France, certifiés ISO 27001 pour garantir un niveau maximal de sécurité. Cela permet de répondre aux exigences légales sur la localisation et la protection des données personnelles au sein de l’Union européenne.

Cryptage avancé des documents
Tous vos fichiers sont protégés grâce à un cryptage, à la fois lors de leur transfert et lorsqu’ils sont stockés. Ce dispositif garantit la confidentialité de vos données sensibles, empêchant tout accès non autorisé.

Gestion fine des accès et droits des utilisateurs
Zeendoc_® offre une traçabilité complète et une gestion précise des droits d’accès. Vous pouvez contrôler qui peut consulter, modifier ou partager chaque document, tout en respectant les principes de limitation d’accès prévus par le RGPD. De plus, toutes les actions effectuées dans la GED sont enregistrées pour un suivi transparent.

Archivage et conservation réglementaire
Zeendoc_® intègre un système d’archivage électronique sécurisé, respectant les durées de conservation légales pour vos documents. Cela garantit une conformité avec les obligations réglementaires tout en facilitant vos audits et contrôles.

Le saviez-vous ? Ne pas être en conformité avec le RGPD expose votre entreprise à des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % de votre chiffre d’affaires annuel. Cela peut aussi entraîner une perte de confiance de vos clients, impactant directement votre image et votre activité.

Zeendoc_® est une solution de gestion électronique des documents (GED) ultra-polyvalente, qui permet d’archiver et d’organiser une grande variété de fichiers professionnels.Ci-dessous les principaux types de documents que vous pouvez archiver avec Zeendoc_® :

Documents financiers et commerciaux
– Factures (clients et fournisseurs)
– Bons de commande et bons de livraison, bons d’intervention etc.
– Devis et contrats commerciaux

Documents relatifs aux ressources humaines
– Dossiers employés (contrats, fiches de paie, certificats, etc.)
– Attestations et documents administratifs
– Suivi des absences et congés

Courriers et correspondances professionnelles
– Courriers entrants et sortants (numérisés ou reçus sous forme électronique)
– Emails avec pièces jointes, archivés directement depuis votre messagerie

Documents juridiques et administratifs
– Contrats, accords et avenants
– Documents réglementaires et rapports d’audit
– Dossiers liés à la conformité (notamment RGPD)

Documents techniques et opérationnels
– Plans, schémas et fichiers techniques
– Manuels et modes d’emploi
– Rapports d’intervention et de maintenance

Documents liés à la gestion d’un parc de véhicules
– Contrats de location ou de leasing
– Cartes grises et certificats d’assurance
– Historique des entretiens et réparations
– Suivi des kilométrages et des consommations de carburant
– Gestion des amendes et infractions<:p>

Zeendoc_® est compatible avec de nombreux formats de fichiers (PDF, Word, Excel, images, emails, etc.) et s’adapte parfaitement aux besoins de votre entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Grâce à ces fonctionnalités, Zeendoc_® s’inscrit dans une stratégie de transition numérique plus respectueuse de l’environnement.Voici comment :

Réduction du stockage inutile : Zeendoc_® facilite la gestion intelligente des fichiers en archivant uniquement les documents nécessaires, (avec par exemple la détection des documents en doublon) réduisant ainsi la consommation énergétique des datacenters.

Hébergement éco-responsable : Les données Zeendoc_® sont stockées dans des datacenters français certifiés ISO 27001, intégrant des pratiques durables pour minimiser leur empreinte carbone.

Limitation des impressions : En centralisant vos documents au format numérique et en permettant un accès en ligne, Zeendoc_® réduit les besoins d’impression, limitant ainsi la consommation de papier et d’énergie.

Gestion des équipements : En favorisant la dématérialisation, Zeendoc_® contribue à une réduction des besoins en équipements de bureau énergivores, comme les photocopieurs ou les imprimantes.

Oui, Zeendoc_® s’inscrit pleinement dans une démarche éco-responsable, notamment grâce à sa conception pensée pour réduire l’impact environnemental de la gestion documentaire. Comparée à une gestion papier traditionnelle, la dématérialisation via Zeendoc_® permet de diminuer de manière significative la consommation de papier, l’utilisation de ressources naturelles (eau, énergie, produits chimiques) et les émissions liées au transport des documents physiques.

Zeendoc_® est également aligné sur les principes du label « GED bas carbone ». Ce label met en avant des solutions numériques éco-conçues qui réduisent leur empreinte écologique, en prenant en compte l’ensemble du cycle de vie des services numériques. Pour obtenir ce type de reconnaissance, des efforts particuliers sont réalisés sur plusieurs aspects :

– Efficacité énergétique des datacenters : Les infrastructures hébergeant Zeendoc® sont situées en France, dans des datacenters certifiés et optimisés pour consommer le moins d’énergie possible. Ces centres respectent des normes exigeantes (comme ISO 27001 et ISO 14001), garantissant une efficacité énergétique élevée et un faible impact carbone.

– Optimisation des flux numériques : Zeendoc_® limite la surcharge des serveurs et des réseaux grâce à une architecture pensée pour optimiser le stockage et réduire la consommation d’énergie liée au transfert de données.

– Dématérialisation raisonnée : En permettant un accès numérique centralisé aux documents, Zeendoc_® favorise une diminution des impressions inutiles et sensibilise les entreprises à l’utilisation responsable des ressources numériques.

Adopter Zeendoc_® ne se limite pas à une simple dématérialisation : c’est aussi faire un choix stratégique pour intégrer une gestion documentaire éco-responsable, conforme aux principes du développement durable, tout en réduisant les coûts et en optimisant vos processus métier.