Déploiement de la GED Zeendoc : retour d’expérience client, signé Azur Domotic (à Grasse)

Olivier RUDLER, Directeur Général de la société Azur Domotic à Grasse, en région PACA, a découvert la GED Zeendoc en 2021 et a rapidement perçu son potentiel pour optimiser la gestion documentaire de l’entreprise. Après avoir comparé plusieurs prestataires, notre équipe chez B&B SOLUTIONS a été choisie pour son accompagnement de proximité et sa maîtrise du logiciel. La mise en place, rigoureusement préparée, a permis une adoption fluide dès janvier 2022. Trois ans après, l’outil s’est révélé indispensable, réduisant de 95 % les affranchissements et optimisant la gestion des documents. Une évolution réussie qui prépare l’entreprise aux obligations à venir !

Une mise en place efficace et une intégration fluide de la solution GED Zeendoc.

L’éveil à la G.E.D

« J’ai été éveillé à la GED (Gestion Electronique de Document) et de l’éditeur ZEENDOC au cours de l’année 2021 à l’écoute d’un podcast TECH&CO. En entendant les bienfaits de la solution mais aussi les dates de mise en application imposées par le gouvernement, j’ai de suite trouvé un intérêt pour mon entreprise afin de décongestionner ces classeurs papiers toujours trop nombreux et fastidieux, améliorer nos méthodes de recherche de l’information lorsque nous en avons besoin, compléter nos process internes pour améliorer notre travail d’équipe, régler des problèmes de RGPD autour de la gestion de nos documents et agir indiscutablement et sans retenue pour l’environnement et notre belle planète bleue. »

Le choix crucial du « bon » prestataire

« C’est ainsi que je me suis renseigné via plusieurs prestataires spécialisé dans la GED qui étaient tous en lien avec la solution ZEENDOC. Cela ne faisait pour moi plus de doute sur l’éditeur à utiliser, qui plus est Français, basé à Ajaccio.

Parmi ces partenaires ZEENDOC, la société B&B Solutions à Sophia Antipolis a retenu mon attention par la qualité de mes interlocutrices, leur proximité et leur dextérité vis-à-vis de l’outil qu’elles maitrisaient parfaitement. La tarification était de plus concordante avec les autres propositions. Je précise toutefois que l’approche tarifaire restait complexe à appréhender vis-à-vis de la volumétrie de documents qui allait être traité par l’applicatif et donc du tarif qui en découlait. »

Déploiement structuré de Zeendoc : accompagnement et engagement

« Après signature auprès de B&B Solutions, nous avons préparé et structuré l’applicatif pour une mise en application ferme dès le 01 janvier 2022 : renseignement des collaborateurs et les droits associés, dénomination des classeurs, définition des champs d’indexation, identification des étapes de validation, des tampons virtuels, … Ceci s’est produit au travers de réunions de concertation au bureau avec l’équipe B&B Solutions toujours très solide, et force de proposition pour répondre à chaque particularité de notre organisation.

Restait à mettre l’intention auprès de l’équipe pour utiliser pleinement cet outil. Nous nous sommes donc engagés avec ferveur et intérêt, direction et collaborateurs pour ne pas se donner le droit d’échouer.

Fin janvier les fonctionnalités essentielles liées aux traitements des « facturettes » des collaborateurs (pleins de carburant, dépense de parking, …) et surtout aux factures fournisseurs étaient réglées. Ne restait plus qu’à demander à chacun d’entre eux de dématérialiser leurs correspondances administratives avec nous. Ce qui s’est produit au fil des semaines suivantes.

Le classeur factures clients a été géré sur les 2 mois suivants avec toujours autant de détermination. Nous en avons profité pour rappeler nos clients professionnels afin de revoir toutes nos conditions de règlements et surtout fixer les adresses mails d’envoi dématérialisé sur lesquelles nous allions leur faire parvenir nos factures. Travail important de paramétrage mais après ça déroule avec fluidité.

Sont ensuite venu des classeurs virtuels RH, véhicules et documentations pour étayer le contenu et notre visibilité. »

Zeendoc : le bilan après 3 ans d’utilisation

« Après 3 ans d’utilisation, pas de regret. L’outil répond à nos attentes avec facilité et l’équipe B&B reste en soutien infaillible pour nous guider et répondre à nos besoins et ce via un contrat de prestation. C’est donc assez simple : un besoin, une réponse avec les modifications associées sur l’outil.

ZEENDOC est un « logiciel SaaS » donc accessible de partout facilement. Grâce à son utilisation franche et directe nous avons réduit de 95% nos affranchissements et réduit de plus de 60% notre consommation de papier et de cartouches d’encre. En bref une belle contrepartie dont il faut bien se rappeler qui compense une majeure partie du coût de cet applicatif, sans oublier non plus le gain de temps sur quelque recherche que ce soit, sans oublier non plus les anciens achats de classeurs, de rayonnages et d’armoires pour les stocker. »

Quelques pistes d’amélioration

« Si je dois émettre quelques regrets ce serait de ne pas avoir de tchat avec l’éditeur directement sur la plateforme ZEENDOC afin de faire progresser l’ergonomie et les fonctionnalités du logiciel. Je comprends toutefois leur stratégie basée sur un réseau de partenaires solides mais l’écoute client reste prépondérante pour développer ces outils plus confortablement.

Je peux également regretter que les passerelles avec les sites institutionnels de service comme ORANGE, FREE, LA POSTE ou autres ne nous permettent pas de capturer les factures directement sur leurs sites. Je comprends toutefois que cette fonctionnalité reste contrecarrée par les mots de passe de plus en plus méthodiques pour arriver sur ces plateformes. »

Bilan global : Zeendoc 3 ans après, une solution adoptée et rentable

« Je ne peux donc que recommander cet outil hyper pratique à l’usage et pas si couteux que ça. Une réelle solution qui sait également nous mettre à l’abri d’un éventuel sinistre étant donné que nos documents électroniques sont stockés sur plusieurs Data Center en France et donc facilement et très rapidement récupérables.

Notre entreprise et nos collaborateurs sont déjà prêts vis-à-vis des prochaines obligations qui ont été repoussées à 2026. A entendre une bonne partie des entrepreneurs, ils prennent cette obligation comme une contrainte et une lubie de l’état quand nous l’avons vécu au contraire comme un outil efficace et plaisant, indispensable dans notre fonctionnement actuel. »

Le mot de la fin

« Le monde se digitalise de plus en plus chaque jour. Vivons avec notre temps et arrêtons de râler ! »